OLG Jena 6 W 82/11
Vertretung der GmbH bei Einreichung einer Gesellschafterliste

Die Beteiligten erstrebten die Aufnahme einer neuen – geänderten – Gesellschafterliste in das Handelsregister. Der Verfahrensbevollmächtigte reichte eine von einem Geschäftsführer und einem Prokuristen unterzeichnete Gesellschafterliste ein. Zum Zeitpunkt der Unterzeichnung der Liste hatte die beschwerdeführende GmbH zwei Geschäftsführer, welche beide gemeinsam oder gemeinsam mit einem Prokuristen zur Vertretung der Gesellschaft berechtigt waren. Das Registergericht wies mit einer Zwischenverfügung den Verfahrensbevollmächtigten im „Hinblick auf die in Abs. 3 des § 40 GmbHG normierten haftungsrechtlichen Folgen für den Geschäftsführer“ darauf hin, dass die Gesellschafterliste nicht von einem Prokuristen, sondern nur von Geschäftsführern zu unterzeichnen sei, und setzte eine Frist zur Einreichung einer von den Geschäftsführern in vertretungsberechtigter Zahl unterzeichneten Gesellschafterliste. Dagegen richtet sich die Beschwerde. Das Registergericht hat der Beschwerde nicht abgeholfen und sie dem OLG Jena zur Entscheidung vorgelegt.

Das OLG Jena bestätigt in seinem Beschluss, dass die Gesellschafterliste von den Geschäftsführern persönlich unterschrieben sein muss – die eingereichte Gesellschafterliste genügte demnach diesen Anforderungen nicht. Dies ergebe sich bereits aus dem Wortlaut des § 40 Abs. Satz 1 GmbHG, wonach die Geschäftsführer „eine von ihnen unterschriebene Liste der Gesellschafter (…) einzureichen“ habe. Andere Personen – also auch Prokuristen – seien hierzu nicht berufen. Zwar sei § 40 Abs. 1 Satz 1 GmbHG einschränkend dahingehend auszulegen, dass die Gesellschafterliste nicht von sämtlichen Geschäftsführern unterschrieben sein muss. Ausreichend ist, wenn sie lediglich durch Geschäftsführer in einer vertretungsberechtigten Anzahl unterschrieben werde. Eine unechte Gesamtvertretung, bei der die Gesellschaft organschaftlich durch Geschäftsführer zusammen mit einem Prokuristen vertreten werde, sei bei Unterzeichnung der Gesellschafterliste jedoch nicht zulässig. Die Unterzeichnung der Gesellschafterliste sei nämlich nicht eine Pflicht der GmbH, sondern eine – wie schon im Wortlaut der Norm angedeutet – höchstpersönliche Verpflichtung der Geschäftsführer. Dafür spräche auch, dass den Geschäftsführern die individuelle Verantwortung für die Richtigkeit der Gesellschafterliste übertragen wurde und sie nach § 40 Abs. 3 für Verletzungen ihrer Pflichten nach Abs. 1 haften.

Die Geschäftsführer sind verpflichtet die Gesellschafterliste auf einem aktuellen Stand zu halten, wobei die Änderungen auf Mitteilung und Nachweis erfolgen (§ 40 Abs.1 GmbHG). Für den Fall, dass ein Notar an den Veränderungen mitgewirkt hat, ist jedoch dieser anstelle der Geschäftsführer zur Aktualisierung und Einreichung der Gesellschafterliste zum Handelsregister berufen (§ 40 Abs. 2 GmbHG). Dazu muss die Liste mit der Bescheinigung des Notars versehen sein, dass die geänderten Eintragungen den Veränderungen entsprechen, an denen er mitgewirkt hat, und die übrigen Eintragungen mit dem Inhalt der zuletzt im Handelsregister aufgenommenen Liste übereinstimmen (§ 40 Abs. 2 GmbHG). Die in der Praxis häufigsten Änderungen im Gesellschafterkreis und im Bestand von Anteilen müssen notariell beurkundet werden, sind also notarbescheinigte Listen. Der Geschäftsführung selbst obliegen dagegen noch die Nachreichung vergessener oder verloren gegangener Listen, die Mitteilung einer Gesellschafternachfolge nach einem Todesfall/Erbfall und die Anzeige einer privatschriftlich beschlossener Teilung oder Zusammenlegung von Geschäftsanteilen. In diesen Fällen muss die Gesellschafterliste jedoch von den Geschäftsführern persönlich in vertretungsberechtigter Anzahl unterschrieben werden.