Wie „öffentlich“ sind in Deutschland die Register?

- Handelsregister, Grundbuch, Vereinsregister, Genossenschaftsregister -


Seit August 2022 kann das Handelsregister nicht nur von Jedermann eingesehen werden, sondern die Einsicht ist auch gebührenfrei. Dies hat zur Folge, dass die Registereinsichten deutlich zunehmen und zum Teil unsere Klienten überrascht sind, wie gut der Rechtsverkehr über sie informiert ist. Teilweise soll es auch schon Missbrauch gegeben haben, in dem Privatanschriften aus dem Register gezogen wurden oder auch die aus der Urkunde ersichtliche Unterschrift von Fälschern verwandt wurde. Wie „öffentlich“ sind eigentlich unsere Register? Was ist einsehbar? – Diese Fragen sind mehr in den Vordergrund gerückt und wir geben eine Antwort darauf. Gerne beraten wir auch bei Überlegungen, wie man bestimmte persönliche, aber auch andere Daten legal vor einem Zugriff durch Dritte bewahren kann.

Andererseits wird immer wieder auch bei Registern, die nicht öffentlich sind – wie das Grundbuch – bei uns um Auskunft gebeten, obwohl das für die Auskunft notwendige rechtliche Interesse nicht vorliegt. Wer hat aber nun ein rechtliches Interesse, das Grundbuch einzusehen? Auch hier gibt der nachstehende Beitrag Antworten auf die vielen Fragen, die uns jeden Tag erreichen.

 

I. Handelsregister

Das Handelsregister ist ein wichtiger Bestandteil, das Auskunft über bestimmte Tatsachen und Rechtsverhältnisse gibt. Die Richtlinie (EU) 2019/1151 (EU-Digitalisierungsrichtlinie) ist in Deutschland durch das in diesem Jahr verkündete Artikelgesetz, die Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG), implementiert worden. Infolgedessen ist es seit dem 01.08.2022 grundsätzlich jeder Person möglich, das Handelsregister ohne vorherige Registrierung und kostenlos einzusehen. In naher Vergangenheit kam es zu Missbrauchsfällen, in denen Urkunden aus dem Register kopiert wurden und die Unterschriften sowie private Daten missbraucht wurden. Im Folgenden soll eine kurze Auseinandersetzung mit dem Sinn und Zweck des Handelsregisters erfolgen. Zum Schluss erfolgen Anregungen und Vorschläge, mit dem Ziel, einen besseren Schutz zu gewährleisten.


1. Wo und was kann man im Handelsregister einsehen?

Die erste Frage, die sich stellt, ist, wo es überhaupt möglich ist, in das Handelsregister Einsicht zu nehmen. Eine Möglichkeit besteht in der persönlichen Einsichtnahme, beim jeweils zuständigen Amtsgericht. Eine zweite ist die Onlineeinsichtnahme, vor allem über das Gemeinsame Registerportal der Länder. Die Einsichtnahme ist gem. § 9 Abs. 1 HGB geregelt. Dort ist festgeschrieben, dass die Einsichtnahme jedem zu Informationszwecken erlaubt ist. Dies eröffnet einem nicht näher bestimmten Personenkreis viele Möglichkeiten des Missbrauchs. Das hat sich noch einmal verschärft, mit eben jenem Wegfall der Pflicht zur Registrierung und der Abschaffung der Gebühr. Damit sind sensible Daten schlechter geschützt. Im Handelsregister kann man den Namen und den Gegenstand der Firma, den Unternehmenssitz, die Rechtsform, Vertretungsberechtigte und Kapitaleinlagen einsehen.


2.  Wozu sind die Einträge im Handelsregister?

Dem angesprochenen Problem der grundsätzlich möglichen Einsichtnahme durch jedermann, vor allem eben im negativen Sinne einfach nur aus Spaß oder reiner Neugierde Einblicke vorzunehmen, stehen natürlich sinnvolle Gründe gegenüber, welche eine Einsicht in die Einträge des Handelsregisters rechtfertigen. Ein Grund kann sein, sich über zukünftige Vertragspartner oder Lieferanten zu informieren. Gerade als Privatperson kann sich die Auswahl des „richtigen Handwerkers“ schwierig gestalten. Oftmals sind dabei höhere Summen erforderlich. Das Handelsregister kann dabei helfen, die Seriosität zu verifizieren. So ermöglicht das Handelsregister, Angaben zu überprüfen wie den Firmensitz oder die Namen der Vertretungsberechtigten. Obendrein kann die Bilanz darstellen, wie erfolgreich das Unternehmen arbeitet. Im gewerblichen Bereich könnte ein Grund darin liegen, bei einer bevorstehenden Geschäftsbeziehung mit einem anderen Unternehmen, erste rechtsverbindliche Daten aus den Einträgen des Handelsregisters zu eruieren. Letztlich muss also nicht begründet werden, warum die Einsichtnahme gewünscht ist. Es liegt also im selbständigen Ermessen einer jeden Person, verantwortungsvoll mit den Einträgen umzugehen.


3. Was sollte man beachten?

Bedenklich bleibt der hürdenfreie Zugriff. Dennoch gibt es hilfreiche Mittel, um einem Missbrauch entgegenzuwirken. Dabei ist genau zu überlegen, ob es beispielsweise bei GmbH-Gründungen zwingend notwendig ist, Privatadressen zu veröffentlichen. Unbedingt sollte bei Urkunden darauf geachtet werden, diese nur mit gezeichnet (gez.) online zu stellen anstatt mit der kompletten Unterschrift. Ebenso wichtig erscheint es, Urkunden und Dokumente nicht mit Siegel online zu veröffentlichen, sondern durch L.S. (loco sigilli; lat.: Ort des Siegels) zu ersetzen. Höchste Priorität sollte stets der Datenschutz haben.

 

II. Vereinsregister

Das Vereinsregister ist dem Handelsregister vom Aufbau her ähnlich. Sinn und Zweck des Vereinsregisters ist es, eine Übersicht über die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse des Vereins zu geben.

 

1. Wo und was kann man im Vereinsregister einsehen?

Ein Zugriff ist ebenso über das gemeinsame Registerportal der Länder möglich. Dabei wird gem. § 79 BGB der Öffentlichkeit ein jedermann zustehendes Einsichtsrecht gewährleistet. Dem Vereinsregister sind u.a. folgende Angaben zu entnehmen, z.B. der Name und Sitz des Vereins, die Mitglieder des Vorstands und diverse Vertretungsbefugnisse des Vereinsvorstands.

 

2.  Wozu sind die Einträge im Vereinsregister?

Im Vereinswesen können sich häufig Änderungen der Vorstandszusammensetzung ergeben. Ebenso kommen Satzungsänderungen und Änderungen der Vertretungsbefugnis des Vorstands in Betracht. Dabei ist anzumerken, dass Satzungsänderungen ohnehin erst dann wirksam werden, wenn sie entsprechend im Vereinsregister angemeldet wurden. Die Änderungen sind natürlich in notariell beglaubigter Form vorzunehmen. Letztlich sorgt das Vereinsregister für Sicherheit im geschäftlichen Verkehr.

 

3. Was sollte man beachten?

Wie beim Handelsregister sollte auch hier nur das Notwendigste angegeben werden und der Datenschutz sollte immer präsent sein.


III. Genossenschaftsregister

1. Wo und was kann man im Genossenschaftsregister einsehen?

Beim Genossenschaftsregister ist wieder ein Zugriff über das Registerportal der Länder möglich oder bei den jeweiligen Amtsgerichten vor Ort. Regelungen zur Einsicht sind gem. § 156 GenG geregelt, mit dem Verweis auf das Handelsregister. Demnach hat grundsätzlich jedermann die Möglichkeit auf Einsicht. Das Genossenschaftsregister enthält z.B. den Namen des Unternehmens, den Standort und den Vorstand der Genossenschaft sowie Bestimmungen über die Auflösung der Genossenschaft.


2.  Wozu sind die Einträge im Genossenschaftsregister?

Erst mit der vollständigen Eintragung in das Genossenschaftsregister entsteht die rechtskräftige Genossenschaft. Die Einträge im Genossenschaftsregister dienen auch zu einer ersten Verifizierung von Rechtssicherheit und der Informationsgewinnung für evtl. zukünftige geschäftliche Beziehungen und Partnerschaften.


3. Was sollte man beachten?

Beim Genossenschaftsregister ist der gleiche Maßstab zum Schutz der Daten anzuwenden, wie bereits bei den vorhergehenden Registern empfohlen wurde.

 

IV. Grundbuch

Abschließend soll ein kurzer Blick in das Grundbuch, als einem beschränkt öffentlichen Register, zeigen, wie der Umgang mit streng geschützten Registern möglich ist. Das Grundbuch ist ein Verzeichnis, in dem konkrete vergangene und gegenwärtige Rechte und Pflichten erfasst sind. Der Umfang der Einsichtnahme richtet sich danach, wie weit das berechtigte Interesse reicht und dargelegt wurde.

 

1. Wo und was kann man im Grundbuch einsehen?

Die Einsichtnahme wird beim zuständigen Grundbuchamt schriftlich oder mündlich beantragt. Dabei ist aber stets ein berechtigtes Interesse nachzuweisen, z.B. liegt ein solches vor, wenn man Eigentümer der Immobilie ist. Auch ein namentlich im Grundbuch genannter Gläubiger oder Inhaber von Rechten kann, wenn ein berechtigtes Interesse gem. § 12 GBO nachweisbar ist, Einsicht in das Grundbuch nehmen. Gleiches gilt, wenn man eine Vollmacht des Berechtigten vorlegen kann. Eine Ausnahme sei erwähnt für Gerichte, Behörden, Notare im Wege der Amtshilfe gem. Art. 35 GG. Im Grundbuch sind unter anderem Daten zum Vermögen und evtl. belastende Hypotheken oder Grundschulden festgehalten, die auf einem Grundstück oder Gebäude liegen könnten.


2.  Wozu sind die Einträge?

Das häufigste Beispiel einer sinnvollen Einsichtnahme ist bei einem Grundstücks- oder Immobilienerwerbs gegeben. Dadurch werden Belastungen und eingeräumte Rechte offengelegt. Selbst dabei reicht es oftmals nicht, ein berechtigtes Interesse geltend zu machen. Vielmehr wird in diesen Fällen ein Notar mit der Einsichtnahme beauftragt. Ebenso könnte die Einsicht in die Einträge bei Scheidungen und dem dabei oftmals anfallenden Thema des Zugewinns zur Sachverhaltsklärung beitragen.


3. Was sollte man beachten?

Wie bereits dargestellt, gestaltet sich die Einsicht in das Grundbuch erheblich schwieriger. Denn die gesetzlich gestellten Hürden sind schwerer zu erfüllen. Somit hat der Gesetzgeber von sich aus schon einen Missbrauch eingeschränkt. Dennoch sollte auch hier auf einen bewussten Umgang mit den Daten geachtet werden.

 

V. Fazit

Letztlich ist allen Registern gleich, dass das Augenmerk auf dem Datenschutz liegen sollte. Mit Blick auf das Grundbuch ist der verstärkte Schutz vielleicht schon deshalb verständlich, weil es noch weiter in den privaten Bereich eingreift, als es die anderen Register tun. Nichtsdestotrotz bleibt es offen, ob der Gesetzgeber mit dem ungehinderten Zugriff nicht dem Missbrauch Tür und Tor geöffnet hat. Auf jeden Fall bleibt festzuhalten, dass die Privatautonomie im Hinblick auf den Schutz der persönlichen Daten des einzelnen Bürgers keine bzw. wenige Fortschritte gemacht hat. Mithin bleibt nur an die nutzenden Personen zu appellieren, dass der Umgang mit den Registern stets durch die Handlungsmaxime von Verantwortungsbewusstsein und Umsicht geprägt sein sollte. Mangels entsprechender gesetzlicher Regelungen bleibt uns gegenwärtig nur, auf einen rücksichtsvollen und respektvollen Umgang mit den Registern zu hoffen.

 

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