Das neue Online-Beurkundungsverfahren im Gesellschaftsrecht

Seit 01.08.2022 können wir in den gesetzlich zulässigen Fällen im Bereich des Gesellschaftsrechts (GmbH-Gründung und Registeranmeldung) auch Beurkundungen in Form einer Online-Videokonferenz über die Plattform der Bundesnotarkammer anbieten. Dabei eröffnen wir gern das entsprechende Online-Verfahren und übermitteln den Beteiligten einen Einladungslink. Sobald dieser geöffnet wird, beginnt eine Klickstrecke, die durch das Registrierungsprozedere führt.

Wie dies im Detail funktioniert, können Interessierte im Video in allen Schritten nachvollziehen.

Zusätzlich möchten wir an dieser Stelle auch einige grundlegende Informationen zur Verfügung stellen, damit sich jeder im Vorfeld auf den anstehenden Online-Termin vorbereiten oder doch stattdessen einen Präsenztermin vor Ort wählen kann.

1.    Technische Voraussetzungen

Damit die Videokonferenz technisch zu keinen Komplikationen führt, sollte jeder Beteiligte vorab prüfen, ob die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Ein Mobiltelefon mit Near Field Communication-Schnittstelle (NFC-Schnittstelle). Bei Handys der neueren Generation ist diese Funktion standardmäßig im Mobiltelefon integriert. Sie können hier überprüfen, ob dies auch tatsächlich der Fall ist. Ein spezielles Kartenlesegerät wird nicht benötigt.
• Ein Tablet, Laptop oder Desktop-PC mit Mikrofon, Lautsprechern und einer Webcam mit einer Auflösung von mindestens 480 Pixeln
• Schnelle und stabile Internetverbindung (mindestens 6 Mbits/s, besser DSL, LTE, Kabel usw.). Bitte beachten Sie, dass mit zu langsamem Internet keine störungsfreie Übertragung von Bild und Ton möglich ist und wir bei Wacklern/Unterbrechungen der Verbindung eine rechtswirksame Beurkundung nicht vornehmen können.
• Die kostenfreie, von der Bundesnotarkammer bereitgestellte App (Notar-App) auf Ihrem Mobiltelefon. Diese App steht ab dem 01.08.2022 im App Store® oder Google Play® zum Download bereit.

Der Webservice wurde von der Bundesnotarkammer so konzipiert, dass die Beteiligten über keine besonderen IT-Kenntnisse verfügen müssen. Das Online-System ist bewusst niederschwellig angelegt.

2.    Rechtssichere Identifizierung – kann ich mich mit meinem Ausweisdokument identifizieren?

Damit Sie sich rechtssicher identifizieren können, sieht § 16c BeurkG n.F. ein zweistufiges Verfahren vor. Sie müssen sich zunächst über einen elektronischen Identitätsnachweis ausweisen (eID), zum anderen müssen Sie bei Beginn der Videokonferenz aus einem Ausweisdokument ein elektronisches Lichtbild übermitteln, das wir als Notare mit Ihrem Erscheinungsbild abgleichen.

Bitte beachten Sie, dass Stufe I der Identifizierung innerhalb des Online-Verfahrens zweimal von Ihnen durchgeführt werden muss, und zwar das erste Mal bei der Registrierung auf der Plattform, das zweite Mal dann beim Eintritt in die später stattfindende Videokonferenz.

a)    Stufe 1 – Identifizierung mittels eID

Für die erste Stufe (Identifizierung über eID) sind folgende Ausweisdokumente verwendbar:

• Deutscher Personalausweis mit aktivierter Online-Funktion sowie vorhandener Ausweis-PIN*. Bei allen neuen Personalausweisen, die ab dem Jahr 2017 ausgestellt wurden, ist die Online-Funktion im Übrigen automatisch aktiviert. Wer jedoch noch einen älteren Personalausweis besitzt, kann im für sich zuständigen Bürgeramt überprüfen lassen, ob die eID freigeschaltet ist oder nicht. Das ist in der Regel kostenfrei.

*Ist Ihnen Ihre PIN, nicht bekannt, sollten Sie sich rechtzeitig vor dem geplanten Termin um eine neue PIN bemühen.  

Sie können – und dies ist nach unserem Dafürhalten der schnellste und auch einfachste Weg - kostenfrei über nachstehende Webseite einen PIN-Rücksetzbrief bestellen. Sofern Sie in Deutschland wohnhaft sind, wird er an Ihre Meldeadresse zugestellt und enthält einen Aktivierungscode, einen QR-Code und eine neue PIN. Damit können Sie Ihren Online-Ausweis selbst aktivieren und ihn mit der neuen PIN sofort nutzen.

Diesen Service finden Sie auf der Internetseite www.pin-ruecksetzbrief-bestellen.de.

Bitte beachten Sie hier die geschätzte Bearbeitungsdauer von 7 Werktagen.

Das jeweilige Bürgeramt Ihres Wohnsitzes hilft Ihnen für den Fall, dass

• Ihr Online-Ausweis deaktiviert ist,
• Sie Ihren PIN-Brief mit Transport-PIN nicht mehr finden,
• Sie Ihre PIN vergessen haben oder
• die PIN blockiert ist.

Hier ist jedoch in der Regel ein persönliches Vorsprechen im Bürgeramt notwendig.

Bitte sorgen Sie dafür, dass Sie im Falle eines geplanten notariellen Online-Verfahrens sich rechtzeitig um das Vorhandensein Ihrer PIN kümmern und diese an dem Tag der Beurkundung bereithalten.

Andernfalls könnte der geplante Termin online nicht stattfinden. Wir wären in einem solchen Falle verpflichtet, Sie auf einen dann später stattfindenden Präsenztermin zu verweisen.  

• Elektronischer Aufenthaltstitel in Deutschland (unabhängig vom Ausstellungsdatum)
• eID-Karte für Bürgerinnen und Bürger der Europäischen Union (EU) / Angehörige des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR)3

• eine elektronische Identifizierung kann ebenso mit anerkannten ausländischen Ausweisdokumenten anderer EU-Staaten mit dem Sicherheitsniveau „hoch“ erfolgen. Aktuell sind dies:

Von anderen Drittstaaten können elektronische Identifizierungsmittel zum Auslesen der eID nicht verwendet werden.

b)    Stufe 2 – Lichtbild auslesen (entfällt, sofern Sie dem Notar bereits von Person bekannt sind)

Für die zweite Stufe, den Lichtbildabgleich, wird ein auslesefähiger amtlicher Identitätsnachweis mit Card Access Number-Verfahren (CAN-Verfahren) akzeptiert; dies sind zum Beispiel:

• ein Personalausweis mit Beantragungsdatum ab dem 2. August 2021.
• ein deutscher Reisepass oder ein elektronischer Aufenthaltstitel (beide unabhängig vom Ausstellungsdatum)
• ein Reisepass aus einem anderen der 30 EWR-Staaten (EU-Mitgliedsstaaten zuzüglich Island, Liechtenstein, Norwegen) sowie Ausweis- und Reisepassdokumente aus zahlreichen Drittstaaten, die einer automatisierten Echtheits-, Gültigkeits- und Sicherheitsüberprüfung durch die Bundesnotarkammer zugängig sind.

Sofern Sie sich als ausländische Urkundsbeteiligte oder ausländischer Urkundsbeteiligter unsicher sind, ob ihr Ausweisdokument zur Identifizierung zugelassen ist, können Sie sich bei der technischen Supporthotline der Bundesnotarkammer informieren, ob Ihr Ausweis für diesen Identifizierungsschritt ausreichend ist. Dennoch müssen Sie ergänzend dafür Sorge tragen, dass Sie ebenfalls ein Ausweisdokument besitzen, mit dem Sie sich mittels eID identifizieren können.

Problematisch kann es ebenso für Sie werden, wenn Sie sich in Stufe 1 mit einem deutschen Personalausweis identifiziert haben, der vor dem 02. August 2021 ausgestellt wurde. Mit einem solchen Ausweisdokument kann nämlich das Lichtbild nicht im CAN-Verfahren ausgelesen werden, was zur Folge hätte, dass Sie für die Stufe 2 zusätzlich noch Ihren Reisepass oder ein anderes Identifizierungsmittel zur Hand haben müssten, um sich in der Videokonferenz rechtssicher identifizieren zu können.

Es wäre also möglich, dass eine Beurkundung aufgrund gescheiterter Identifizierung abgebrochen werden müsste und Sie einen neuen Online- oder aber Vor-Ort-Termin vereinbaren müssten. Diesen unnötigen Zeitverlust für beide Seiten würden wir gerne gemeinsam mit Ihnen vermeiden.

Bitte beachten Sie:

Stufe 2 kann gänzlich entfallen, sofern Sie dem beurkundenden bzw. beglaubigenden Notar Prof. Dr. Heckschen oder Prof. Dr. van de Loo bereits von Person bekannt sind.

Nicht verzichtet werden kann jedoch generell auf die Identifizierung mittels eID. Dieser Schritt ist in jedem Falle vornehmen.

3.   Einladung weiterer Teilnehmer

a)    Rechtsanwälte, Steuerberater, sonstige Personen

Sofern Sie ergänzend beispielsweise Ihren Steuerberater, Rechtsanwalt oder sonstige Dritte an der Videokonferenz teilnehmen lassen möchten, bedürfen diese ihrerseits keiner Identifizierung. Sie müssen jedoch ebenfalls einen Einladungslink erhalten und sich für die Teilnahme an als Dritte registrieren. Da diese Personen keine elektronisch qualifizierte Signatur abgeben müssen, entfällt eine Identifizierung mittels eID.

b)    Dolmetscher, Vertreter, weitere Hilfspersonen

Anders sieht es aus bei Vertretern, Dolmetschern oder sonstigen Hilfspersonen, die genau wie im Präsenzverfahren Ihre Signatur unter der Urkunde setzen müssen, aus. Diese benötigen genauso wie die unmittelbaren Urkundsbeteiligten geeignete amtliche Ausweisdokumente, um anhand der ausgelesenen eID und ihres Lichtbilds notariell identifiziert werden zu können.

4.    Dokumentenaustausch

Wir haben uns dazu entschieden, dass wir bis auf Weiteres Entwürfe und sonstige Dokumente, die für den Informationsaustausch mit Ihnen notwendig sind, per E-Mail übermitteln werden und Sie möglichst ebenso die für das Verfahren relevanten Dokumente uns auf diesem Weg zuleiten mögen. Dies reduziert unseren Verwaltungsaufwand und gewährleistet, dass Ihr Anliegen zeitnah bearbeitet werden kann, da unser E-Mail-Postfach während der Bürozeiten ständig überwacht wird.

5.    Terminvereinbarung

Das Gründerportal sieht vor, dass Sie als Bürgerin oder Bürger uns notarseits auch einen Terminvorschlag bereiten können. Von dieser Wahlmöglichkeit bitten wir Sie möglichst Abstand zu nehmen und vielmehr darauf zu warten, dass wir Ihnen unsererseits einen Terminvorschlag machen oder Sie telefonisch zum Zwecke der Vereinbarung eines Termins für die Videokonferenz kontaktieren. Da wir täglich eine Vielzahl an Terminen zu koordinieren haben, ist es für uns leichter, Ihnen einen Termin in einem extra für Videokonferenzen reservierten Zeitfenster einzuräumen. Dies gewährleistet für beide Seiten einen reibungsloseren Ablauf des Verfahrens.

Wie Sie sehen, gibt es einiges zu beachten. Wir hoffen, mit diesen Informationen auf die wichtigsten Punkte hingewiesen zu haben

Bei dennoch offenen Fragen stehen Ihnen unsere fachkundigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerne Rede und Antwort.

» Zum Fachgebiet "GmbH gründen"

» Zur Startseite